ul. Hetmańska 1A/12 Poznań kancelaria@taxconnect.pl +48 61 85 15 329
22-08-2019

Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej


Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszło w życie nowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej poniżej najważniejsze zmiany.

AKTA OSOBOWE – CZĘŚĆ A, B, C, D


W pierwszej kolejności wskazać należy, że przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. Do stosunków pracy zawartych przed tą datą będą miały zastosowanie również przepisy tego Rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6 (tj. z wyjątkiem zmian dotyczących części A, B, C, D dokumentacji pracowniczej) tegoż Rozporządzenia – w tym zakresie będą miała zastosowanie przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie ww. Rozporządzenia.
Zgodnie ze wskazanym Rozporządzeniem oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a przed każdą z części akt osobowych winny zostać zamieszczone wykazy oświadczeń lub dokumentów, które się w niej znajdują.
Treść Rozporządzania wprowadziła w aktach szereg zmian, jedną z nich jest wprowadzenie dodatkowej części akt osobowych. Zatem aktualnie akta osobowe mają składać się z 4 części obejmujących:


  • część A – powinna zawierać zgormadzone oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zebranych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia) a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • część B – powinna zawierać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego);
  • część C – powinna zawierać dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy);
  • część D – powinna zawierać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określnej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Pracodawca winien przechowywać w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przedkłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. (UWAGA NA PRZEPISY RODO – NIE WOLNO PRZECHOWYWAĆ KSEROKOPII DOWÓW OSOBISTYCH PRACOWNIKÓW).

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika winny być przechowywane w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Pracodawca powinien prowadzić oddzielenie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.


Pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia m.in. rejestrów:

  • podejrzeń o choroby zawodowe,
  • chorób zawodowych,
  • wypadków przy pracy.

W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

OKRES PRZECHOWYWANIA AKT OSOBOWYCH

Pracodawca jest także zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej również po ustaniu stosunku pracy.

Jeżeli stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmuje okres zatrudnienia oraz okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., a pracodawca:

  • złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – 50-letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony,
  • nie złożył raportu informacyjnego – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.
    Jeżeli stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. do dnia 31 grudnia 1998 r. – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.

C) FORMA PRZECHOWYWANIA AKT OSOBOWYCH


Pracodawca ma obowiązek przechowywania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej bądź elektronicznej.


W razie zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:

  • z papierowej na elektroniczną – pracodawca ma obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
  • z elektronicznej na papierową – pracodawca ma obowiązek sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.

D) ODBIÓR DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ


Pracodawca doręcza za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Pracownik ma prawo do:

  • odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę,
  • odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę informacji w tej sprawie, w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę,
  • otrzymania, w każdym czasie, kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, a także wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przysługuje najbliższym członkom rodziny.
Pracodawca jest uprawniony do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści – w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na jej odebranie przez pracownika.
UWAGA! Powyższy przepis ma zastosowanie tylko i wyłączenie do osób nowo zatrudnionych tj. od dnia 1 stycznia 2019 r. lub co do których był złożony formularz ZUS RIA. Osoby wcześniej zatrudnione lub co do których nie został złożony formularz ZUS RIA nie otrzymują takiej informacji.


powrót

Aktualności