ul. Hetmańska 1A/12 Poznań kancelaria@taxconnect.pl +48 61 85 15 329
03-02-2019

Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej


Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszło w życie nowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej poniżej najważniejsze zmiany.

AKTA OSOBOWE – CZĘŚĆ A, B, C, D


W pierwszej kolejności wskazać należy, że przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. Do stosunków pracy zawartych przed tą datą będą miały zastosowanie również przepisy tego Rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6 (tj. z wyjątkiem zmian dotyczących części A, B, C, D dokumentacji pracowniczej) tegoż Rozporządzenia – w tym zakresie będą miała zastosowanie przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie ww. Rozporządzenia.
Zgodnie ze wskazanym Rozporządzeniem oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a przed każdą z części akt osobowych winny zostać zamieszczone wykazy oświadczeń lub dokumentów, które się w niej znajdują.
Treść Rozporządzania wprowadziła w aktach szereg zmian, jedną z nich jest wprowadzenie dodatkowej części akt osobowych. Zatem aktualnie akta osobowe mają składać się z 4 części obejmujących:


  • część A – powinna zawierać zgormadzone oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zebranych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia) a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • część B – powinna zawierać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego);
  • część C – powinna zawierać dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy);
  • część D – powinna zawierać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określnej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
    Pracodawca winien przechowywać w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przedkłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. (UWAGA NA PRZEPISY RODO – NIE WOLNO PRZECHOWYWAĆ KSEROKOPII DOWÓW OSOBISTYCH PRACOWNIKÓW).
    Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika winny być przechowywane w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
    Pracodawca powinien prowadzić oddzielenie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy),
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
    Pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia m.in. rejestrów:
  • podejrzeń o choroby zawodowe,
  • chorób zawodowych,
  • wypadków przy pracy.

W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

OKRES PRZECHOWYWANIA AKT OSOBOWYCH

Pracodawca jest także zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej również po ustaniu stosunku pracy.

Jeżeli stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmuje okres zatrudnienia oraz okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., a pracodawca:

  • złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – 50-letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony,
  • nie złożył raportu informacyjnego – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.
    Jeżeli stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. do dnia 31 grudnia 1998 r. – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy.
    C) FORMA PRZECHOWYWANIA AKT OSOBOWYCH
    Pracodawca ma obowiązek przechowywania i prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej bądź elektronicznej.
    W razie zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:
  • z papierowej na elektroniczną – pracodawca ma obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
  • z elektronicznej na papierową – pracodawca ma obowiązek sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
    Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.
    D) ODBIÓR DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
    Pracodawca doręcza za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
    Pracownik ma prawo do:
  • odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę,
  • odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę informacji w tej sprawie, w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę,
  • otrzymania, w każdym czasie, kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, a także wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przysługuje najbliższym członkom rodziny.
Pracodawca jest uprawniony do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści – w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na jej odebranie przez pracownika.
UWAGA! Powyższy przepis ma zastosowanie tylko i wyłączenie do osób nowo zatrudnionych tj. od dnia 1 stycznia 2019 r. lub co do których był złożony formularz ZUS RIA. Osoby wcześniej zatrudnione lub co do których nie został złożony formularz ZUS RIA nie otrzymują takiej informacji.


powrót